Privacyverklaring (mei 2018)

1. Inleiding

Bij Energetica Natura zien wij het als onze verplichting om uw persoonsgegevens te beschermen en te eerbiedigen. Naar aanleiding van de toepasselijke nationale en Europese wetgeving zijn wij (Energetica Natura B.V.) verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens. Deze persoonsgegevens worden verzameld via onze website (www.energeticanatura.com), via email, telefoon of post en ook via de accountmanager. In deze privacypolicy wordt beschreven welke gegevens verzameld worden, met welke doeleinden deze gegevens verzameld worden en welke technische en organisatorische maatregelen getroffen zijn om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen.
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring om aan toekomstige wetgeving te voldoen of met toekomstige ontwikkelingen om te gaan. Het verdient dan ook aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

2. Doel

Persoonsgegevens worden door ons verzameld voor diverse doeleinden. In dit hoofdstuk worden de diverse doeleinden beschreven.

2.1. Aankoop van een product

De meeste persoonsgegevens worden verzameld om uitvoering te geven aan een gesloten koopovereenkomst. Omdat wij deze verzamelde gegevens slechts gebruiken in het kader van communicatie met betrekking tot de gesloten (of te sluiten) overeenkomst vragen wij hier geen expliciete toestemming voor.

2.2. Inschrijving voor een evenement

Ook wanneer u zich voor evenementen inschrijft verzamelen wij persoonsgegevens in verband met uw deelname aan het evenement, gebaseerd op de daartoe door u met ons gesloten overeenkomst. Wij verwerken uw gegevens voor doelen die betrekking hebben op inschrijving, administratie, veiligheidsbeheer, boekhouding en het bijhouden van registers. Indien u zich hiervoor opgegeven hebt, gebruiken wij uw gegevens ook voor het houden van tevredenheidsenquêtes en de follow-up van het evenement.

2.3. Analyseren van de effectiviteit van de website

Wanneer u op onze website rondkijkt genereren wij met behulp van Google Analytics surfstatistieken. Deze gegevens zijn gekoppeld aan uw IP-adres in verband met locatiegegevens. Om uw privacy beter te beschermen worden deze gegevens ‘geanonimiseerd’, dat wil zeggen dat de laatste 4 cijfers van uw IP-adres verwijderd worden, waardoor dit niet direct naar u te herleiden is. Wij verzamelen deze gegevens om onze website te verbeteren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld zien hoeveel tijd op een bepaalde pagina doorgebracht wordt en welke elementen vaak over het hoofd gezien worden. Omdat deze gegevens middels Google verzameld worden hebben wij een verwerkersovereenkomst met Google gesloten (zie ook 4.3.). Daarnaast wordt uw data door Google op geen enkele wijze voor hun eigen doeleinden gebruikt.

2.4. Ontvangen van digitale nieuwsbrieven/aanbiedingen

Indien u dit wenst kunt u zich opgeven (via customer service of via de accountmanager) om onze nieuwsbrieven en aanbiedingen te ontvangen en om aan klantenraadplegingen en tevredenheidsenquêtes deel te nemen. U kunt zich hierbij apart inschrijven voor papieren mailings (zoals uitnodigingen voor seminars), digitale mailings (zoals nieuwsbrieven) en digitale enquêtes. Wij sturen u alleen nieuwsbrieven, aanbiedingen, klantenraadplegingen of tevredenheidsenquêtes toe die betrekking hebben op diensten en producten van Energetica Natura. Het kan zijn dat wij deze mailings niet zelf versturen maar dat wij hiervoor gebruik maken van de diensten van leveranciers die in mailings gespecialiseerd zijn. Als dat het geval is dan hebben wij uw privacy gewaarborgd in een verwerkersovereenkomst (zie ook 4.3.). In elke mailing herinneren wij u aan uw recht om u af te melden voor onze mailinglists ten behoeve van de boven genoemde doeleinden. U kunt zich op elk moment voor deze mailings afmelden door te klikken op de link in de mailing of door onze klantenservice te contacteren.

2.5. Analyseren van de effectiviteit van mailings

Nadat wij mailings verzonden hebben evalueren wij de effectiviteit met behulp van statistische analyses. Deze getotaliseerde statistieken gebruiken wij om de mailings te verbeteren, we monitoren hierbij bijvoorbeeld welke mailings positief ontvangen worden. Deze analyses voeren wij alleen uit over de totalen, de resultaten zijn op geen enkele wijze tot u te herleiden, zonder uw expliciete toestemming zullen wij u niet profileren.

2.6. Profiel aanmaken

Indien u dit wenst kunt u ons toestemming geven (via de website, customer service of via de accountmanager) om een profiel van u aan te maken. Wij verzamelen dan gegevens over uw interesses, websitebezoekgegevens en aankopen. Op basis van deze informatie kunnen wij u gerichter benaderen met nieuwsbrieven, aanbiedingen etc. waardoor wij u beter van dienst kunnen zijn. U kunt zich op elk moment voor deze profilering afmelden door u uit te schrijven via onze website of door onze klantenservice te contacteren.

3. Gegevens

3.1. Gegevens om een overeenkomst te sluiten

Voor de uitvoering van een gesloten overeenkomst met ons (zoals beschreven in 2.1. of 2.2.) verzamelen wij uw NAW gegevens en uw telefoonnummer. Daarnaast vragen wij, ingeval u patiënt bent, de gegevens van uw arts zodat wij deze kunnen gebruiken voor statische analyses. Het staat u vrij om ons deze gegevens van uw arts te weigeren. Optioneel kunt u ook uw emailadres doorgeven, dit zal (tenzij u voor verdere verwerking expliciet toestemming geeft) enkel gebruikt worden voor contact in het kader van de overeenkomst, zoals: het verzenden van een track-and-trace email, het verzenden van een bevestiging van inschrijving of het melden dat een product in backorder is.

3.2. Websitestatistieken en cookies

Met behulp van Google Analytics en cookies houden wij informatie bij over uw websitebezoek en klikgedrag. Zoals reeds beschreven zijn deze cookies ‘geanonimiseerd’. Daarnaast houden wij cookies bij voor authenticatiedoeleinden en om bijvoorbeeld uw taalvoorkeur op te slaan. Indien u niet gevolgd wenst te worden door Google Analytics dan kunt u dit uitschakelen door bijvoorbeeld de Google Analytics Opt-out Browser Add-on te installeren.

3.3. Emailadressen voor mailings

Indien u dit wenst kunt u zich inschrijven voor onze mailings. In dat geval wordt uw toestemming geregistreerd in ons systeem. Zoals reeds vermeld is in 2.4. zullen wij u geen mailings toesturen zonder uw expliciete toestemming.

3.4. Aankoopgegevens, surfgedrag en interesses

Indien u hier expliciet toestemming voor geeft dan maken wij op basis van de bekende gegevens bij ons een profiel aan. In dit profiel wordt rekening gehouden met de door u aangekochte producten en uw interesses. Zoals reeds vermeld is in 2.6. zullen wij geen profiel van u aanmaken zonder uw expliciete toestemming.

3.5. Artikel 7.3 AVG het uitoefenen van rechten

U heeft te allen tijde het recht om een door u aan ons verleende toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, conform artikel 5 van deze privacypolicy.

4. Maatregelen

Om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen hebben wij een aantal security maatregelen genomen, die hierna beschreven worden.

4.1. Onze website
De website wordt gehost binnen de EER (Europese Economische Ruimte). De server waarop de website gehost wordt ontvangt automatisch de laatste security updates. Deze server is middels een sub-netwerk afgescheiden van de andere servers binnen het datacenter. De website is alleen benaderbaar via een SSL verbinding. Een SSL verbinding is in tegenstelling tot een normale verbinding versleuteld, dit betekent dat alle gegevens op de website gecodeerd verzonden worden, waardoor het risico kleiner wordt dat de gegevens onderschept en gedecodeerd worden. Daarnaast wordt uw wachtwoord gehasht opgeslagen. Dit betekent dat het onomkeerbaar versleuteld wordt en dus onbruikbaar zou zijn ingeval van een hack.

4.2. Ons ERP-systeem

Alle gegevens komen uiteindelijk in ons ERP-systeem terecht. Dit systeem draait op onze eigen ITinfrastructuur, de gegevens worden op locatie in Hulst opgeslagen. Wij hebben altijd toegang tot deze locatie, niet alleen digitaal maar ook fysiek. Ons netwerk is afgesloten van het internet door middel van een firewall, die ongeautoriseerde toegang van buitenaf blokkeert. Periodiek installeren wij de nieuwste beveiligingsupdates. Daarnaast evalueren wij jaarlijks de nieuwe technologische ontwikkelingen, de huidige IT-infrastructuur en mogelijke nieuwe beveiligingsmaatregelen. Ook wordt er dagelijks een back-up van deze gegevens gemaakt die op een veilige plaats wordt opgeslagen.

4.3. Bekendmaking van gegevens

Wij zullen niet toestaan dat derden uw persoonsgegevens zonder uw toestemming voor hun eigen doelen gebruiken. Wanneer het voor de eerder genoemde doelen vereist is (bijvoorbeeld voor het verzenden van onze mailings) kunnen wij uw gegevens aan zorgvuldige geselecteerde leveranciers of aan andere geselecteerde derden bekendmaken. Voordat wij uw gegevens bekendmaken, leggen wij in een verwerkersovereenkomst met deze derden vast dat zij uw persoonsgegevens alleen op last van ons verwerken, voor onze doeleinden en dat zij daarnaast voldoende garanties geven met betrekking tot de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de gegevensverwerkingsactiviteiten. Zulke vestigingen, gelieerde bedrijven of derden van ons kunnen binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zijn gevestigd, ook in landen die geen niveau van gegevensbescherming bieden dat op grond van de wetgeving van de lidstaten van de Europese Unie als toereikend wordt beschouwd. In het laatste geval garanderen wij de rechtmatigheid van zulke verzendingen door met derden overeenstemming te bereiken over de meest geschikte wettelijke, contractuele of zelfregulerende basis (bijvoorbeeld naleving van de Veiligehavenbeginselen) om zulke verzendingen toe te staan.

5. Inzage en wijziging

Indien u uw rechten wenst uit te oefenen, bijvoorbeeld het recht van inzage, wijziging of vergetelheid dan kunt u dit doen door onze klantenservice te contacteren
(info@energeticanatura.com). Zij zullen eerst uw identiteit controleren voor wij uw verzoek in overweging nemen en dit, waar het niet strijdt met andere wettelijke verplichtingen, uitvoeren. Het recht op vergetelheid strijdt bijvoorbeeld met de wettelijke archiefplicht. Wij zijn verplicht om uw facturen minstens 7 jaar te bewaren, daarom kunnen wij u niet volledig uit ons systeem verwijderen. Tot slot is iedereen die namens of onder gezag van ons persoonsgegevens verwerkt verplicht tot geheimhouding van die persoonsgegevens. Voor vragen over deze privacypolicy kunt u een mail sturen naar: info@energeticanatura.com. Wij zullen alle verzoeken zorgvuldig en met ijver afhandelen en, indien nodig, corrigerende maatregelen nemen in overeenstemming met nationale en Europese wetgeving.